LOVE OG VEDTÆGTER FOR SPORTSRIDEKLUBBEN LERBÆK
§ 1 Klubbens navn er: Sportsrideklubben Lerbæk (SRL). Klubbens hjemsted er Skagensvej 195 B, 9900 Frederikshavn.
§ 2 Klubbens formål er at fremme interessen for ridesporten og at samle medlemmerne til udøvelse af denne idræt, samt at oplære navnlig ungdommen i alt vedrørende hestens brug og pleje.
§ 3 SRL er medlem af Dansk Ride Forbund under Danmarks Idrætsforbund, hvorfor SRL og hvert enkelt medlem er forpligtet til at rette sig efter de to nævnte forbunds reglementer og bestemmelser, herunder de af de pågældende forbunds fastsatte voldgiftsbestemmelser.
§ 4 I SRL kan optages senior- og juniormedlemmer. Unge mennesker kan kun optages som juniormedlemmer til og med det år, de fylder 18 år. Juniormedlemmer er ikke valgbare til bestyrelsen, og har først stemmeret fra det tidspunkt de er fyldt 16 år, se dog bestemmelserne i § 14. Passive medlemmer kan optages i klubben uden ret til at deltage i ridesportslige aktiviteter. Passive medlemmer har ikke stemmeret. Medlemskab er gældende fra den dato skriftlig anmodning herom er modtaget af bestyrelsen. Optagelse af umyndige kræver samtykke fra forældre/værge. Udmeldelse skal ske skriftligt til bestyrelsen med mindst 1 måneds varsel til den 1. januar eller 1. juli.
§ 5 Æresmedlemmer kan på bestyrelsens forslag udnævnes på en generalforsamling. Diskussion om forslaget kan ikke finde sted, men forslaget kan på begæring underkastes skriftlig afstemning. For vedtagelse kræves en majoritet på 2/3 af de afgivne stemmer. Æresmedlemmer betaler ikke kontingent, men har stemmeret på generalforsamlingen, og er valgbare til bestyrelsen.
§ 6 Bestyrelsen kan meddele karantæne af nærmere fastsat omfang, dog maximalt udelukkelse i 2 måneder, til et medlem, der gør sig skyldig i usportslig optræden, eller på anden måde opfører sig til skade for klubben. For at denne beslutning skal være gyldig kræves, at mere end halvdelen af bestyrelsens stemmeberettigede medlemmer stemmer for karantænen. Medlemmet skal have adgang til at udtale sig overfor bestyrelsen, inden afstemning finder sted. Afgørelse om karantæne kan indbringes for distriktets forretningsudvalg inden 8 dage. Forretningsudvalgets afgørelse er inappellabel. Et eventuelt forretningsudvalgsmedlem fra SRL er inhabilt.
§ 7 I særlige tilfælde kan bestyrelsen indstille til generalforsamlingen at et medlem udelukkes fra klubben i et nærmere angivet tidsrum der overstiger 2 måneder. På generalforsamlingen afgøres sagen ved skriftlig afstemning, og for vedtagelse kræves et flertal på 2/3 af de afgivne stemmer (blanke stemmer tæller som afgivne). Medlemmet har krav på at være til stede, og har ret til at forsvare sig. Generalforsamlingens bestemmelse om udelukkelse kan af medlemmet indbringes for Dansk Ride Forbunds Amatør- og ordensudvalg inden 4 uger efter vedtagelse.
§ 8 I det af § 7 omhandlede tilfælde kan generalforsamlingen (ligeledes ved skriftlig afstemning, og med et flertal på 2/3 af de afgivne stemmer, afgøre, at sagen via hovedbestyrelsen skal indbringes for Dansk Ride Forbunds Amatør- og ordensudvalg til afgørelse af, om der tillige skal ske udelukkelse fra andre rideklubber eller eventuelt indstille til Dansk Idrætsforbund, at vedkommende udelukkes fra andre specialforbund under Dansk Idrætsforbund (ekslusion).
§ 9 Medlemskontingent for næstfølgende år fastsættes af bestyrelsen for ét år ad gangen, og forelægges den ordinære generalforsamling til endelig godkendelse. For aktive medlemmer opkræves medlemskontingent halvårligt forud for perioderne 1. januar til 30. juni og 1. juli til 31. december, og er forfalden til betaling den 1. februar og 1. august. For passive medlemmer opkræves medlemskontingent forud en gang årligt for et kalenderår, og er forfaldent til betaling den 1. februar. Er kontingent ikke betalt senest 3 måneder efter forfaldsdato, kan medlemmets rettigheder ophøre, og vedkommende kan kun genoptages mod betaling af restance samt kontingentpåløb, indtil lovlig udmeldelse har fundet sted. Forfaldent kontingent skal betales uanset ophør af medlemsrettigheder. Bestyrelsen kan slette et medlem, der ikke har betalt kontingent rettidigt, og som heller ikke har betalt senest 14 dage efter at have modtaget påkrav herom. Bestyrelsen er bemyndiget til at ændre på alle øvrige kontingentsatser, men med ansvar overfor generalforsamlingen. Bemyndigelse til bestyrelsen til at regulere alle øvrige kontingentsatser er nødvendig, efter at klubben er overgået til differentieret kontingent, som kan kræve løbende justeringer i relation til prisstigninger. Ved differentieret kontingent forstås de kontingentsatser, som bestyrelsen fastsætter for ydelser, som klubbens medlemmer modtager, f.eks. ridehuskontingent og undervisningskontingent.
§ 10 SRL´s anliggender varetages af en bestyrelse på op til 7 medlemmer, der alle skal være fyldt 18 år. På generalforsamlingen vælges bestyrelsen og 2 suppleanter. Bestyrelsen konstituerer sig selv med formanden, næstformand, kasserer, sekretær og udvalgskoordinatorer. Juniorerne alene vælger 2 juniorrepræsentanter samt 1 juniorsuppleant. De valgte juniorer må ikke være fyldt eller fylde 18 år i det år de vælges. Der afgår hvert år henholdsvis 2 og 3 bestyrelsesmedlemmer og 1 juniorrepræsentant samt suppleanterne, Formand og kasser kan ikke afgå samme. I tilfælde af vakance af bestyrelsesmedlem, indtræder en af suppleanterne i bestyrelsen. Såfremt suppleanternes pladser er vakante, supplerer bestyrelsen sig selv indtil næste generalforsamling. Efter indtræden eller supplering konstituerer bestyrelsen sig på ny. Bestyrelsen nedsætter efter behov et antal primære udvalg, hvor bestyrelsen udpeger et bestyrelsesmedlem som kontaktperson og koordinator for hvert af udvalgene. Genvalg kan finde sted, og et og samme bestyrelsesmedlem kan være kontaktperson og koordinator for flere eller alle udvalg. Juniorrepræsentanterne sidder som observatører i bestyrelsen. Suppleanter kan om nødvendigt, og efter bestyrelsens skøn, inddrages i bestyrelsesarbejdet og deltage i bestyrelsesmøderne.
Hvert udvalgs arbejdsområde, ansvar og beføjelser skal præciseres i en til hvert udvalg hørende funktionsbeskrivelse, som udarbejdes af bestyrelsen. Dersom SRL ønsker at modtage tilskud, herunder lokaletilskud, fra det offentlige, må følgende grupper af mennesker ikke indvælges i bestyrelsen:
·Ejere og forpagtere (samt disses ægtefæller eller samlevere) af det ride center, hvor SRL holder til, såfremt der er et lejeforhold mellem ejer/forpagter og SRL.
·Bestyrelsesmedlemmer for en ejer institution, hvor SRL holder til, såfremt der er et lejeforhold mellem institutionen og klubben. I tvivlstilfælde bør den tilskudsgivende myndighed spørges før indvælgelse finder sted.
·Ansatte på etablissementet og/eller andre klubansatte.
§ 11 Bestyrelsen sammentræder som minimum 4gange årligt, men i øvrigt efter behov eller på forlangende af mindst 3 bestyrelsesmedlemmer. Bestyrelsen fastlægger selv mødetidspunkter og mødefrekvens, bortset fra minimumskravet, og iagttager følgende dagsorden:
·Godkendelse af referat fra sidste møde
-Orientering fra personale
·Orientering fra formanden
- Orientering fra Kassereren
·Orientering fra Udvalgskoordinator/udvalgene
·Orientering fra øvrige bestyrelsesmedlemmer og juniorrepræsentanter
·Drøftelse af kommende aktiviteter – planlagte/påtænkte
·Hvem gør hvad, hvorfor og hvornår
·Udarbejdelse af medlemsorientering, opslag og pressemeddelelser
·Eventuelt
Alle bestyrelsesbeslutninger træffes ved simpelt flertal, se dog § 6. Står stemmerne lige, er formandens stemme afgørende og i dennes forfald næstformandens. For at gyldig bestyrelsesbeslutning kan vedtages, må mindst 2/3 af bestyrelsens medlemmer være til stede og deltage i afstemning. Næstformanden træder under formandens forfald i dennes sted. Sekretæren udarbejder referat af hvert enkelt møde, og udsender i god tid forud for næste bestyrelsesmøde dette referat, som herefter kan kommenteres af de enkelte bestyrelsesmedlemmer og tilrettes, for derefter at blive underskrevet ved næste bestyrelsesmøde.
Ved møder med enkeltpersoner eller offentlige myndigheder er det deltagende bestyrelsesmedlem, de deltagende bestyrelsesmedlemmer ansvarlige for at udarbejde referat til efterfølgende underskrivelse. Forhandlinger med offentlige myndigheder vedrørende køb og salg til og fra SRL skal ligeledes skriftligt refereres, og underskrives af forhandleren/forhandlerne, og efterfølgende foreligges bestyrelsen til underskrift.
§ 12 Bestyrelsen disponerer over SRL´s midler, og varetager SRL´s tarv på bedste måde. Prokura kan meddeles 2 bestyrelsesmedlemmer i forening, f.eks. formand/næstformand og kasserer og/eller bogholderiansvarlige (uagtet at sidstnævnte ikke kan være et bestyrelsesmedlem), der bemyndiges til at underskrive de dokumenter om køb, salg, anden afhændelse eller pantsætning af værdier tilhørende SRL, som er en følge af generalforsamlingsbeslutning/beslutninger der måtte være truffet.
§ 13 SRL´s medlemmer og bestyrelse hæfter ikke for klubbens gæld eller øvrige forpligtelser. SRL er desuden ikke ansvarlig for medlemmer under idrætsudøvelse, og deres personlige ejendele som anvendes under sådan idrætsudøvelse eller som opbevares på SRL´s adresse
§ 14 Generalforsamlingen er SRL´s højeste myndighed og indkaldes af bestyrelsen. Den årlige, ordinære generalforsamling afholdes inden udgangen af marts måned. Forslag der ønskes behandlet på generalforsamlingen, skal være bestyrelsen i hænde senest den 28.februar. Indkaldelse til generalforsamling med angivelse af tid og sted skal ske skriftligt med mindst 14 dages varsel, og udsendes sammen med dagsorden, bestyrelsens eventuelle forslag, indkomne forslag fra medlemmerne, samt oplysninger om hvem der er på valg, samt om disse er villige til genvalg.
Medlemmer på 16 år og derover har stemmeret, medlemmer på 18 og derover er valgbare til bestyrelsen, hvis de har betalt kontingent og har været medlem af SRL i mindst 3 måneder forud for generalforsamlingen. Forældre og / eller ægtefæller til medlemmer, der har betalt kontingent og har været medlem af SRL i mindst 3 måneder forud for generalforsamlingen, kan vælges til bestyrelsen, uden forudgående medlemskab af SRL. Forældre til medlemmer under 16 år har ved fremmøde på generalforsamlingen også 1 stemme for hvert barn, og der kan maksimalt afgives 2 stemmer.
Dagsordenen skal som minimum indeholde følgende punkter:
·Valg af dirigent
·Bestyrelsens beretning v/formanden
·Forelæggelse af revideret regnskab til godkendelse v/kassereren
·Behandling af indkomne forslag
·Fastsættelse af kontingent og godkendelse af øvrige kontingenter
·Valg af bestyrelsesmedlemmer
·Valg af suppleanter til bestyrelsen
·Valg af juniorrepræsentant og juniorsuppleant
·Valg af 2 interne bilagskontrollanter samt én suppleant
·Valg af ekstern revisor, som opfylder tilskudsgivende myndigheders eventuelle krav
·Eventuelt
Generalforsamlingen træffer bestemmelse om køb, salg, anden afhændelse og pantsætning af fast ejendom som måtte tilhøre SRL, ligesom overgang til selvejende institution m.m. afgøres af generalforsamlingen. På generalforsamlingen sker valg af personer ved almindeligt flertal. Øvrige beslutninger afgøres ved simpelt flertal, se dog § 15 og § 16. Afstemninger foregår ved?håndsoprækning, med mindre bestyrelsen eller mindst 2 medlemmer kræver skriftlig afstemning, se dog § 7 og § 8. Er der stemmelighed, stemmes der endnu en gang, og er der atter stemmelighed forkastes forslaget. Der kan ikke stemmes ved fuldmagt.
Efterfølgende generalforsamlingen udarbejdes referat, som tilstilles dirigenten til underskrift. Referatet skal som minimum indeholde oplysninger om, hvem der er valgt til bestyrelses- og øvrige poster, men bør i øvrigt indeholde enhver oplysning af væsentlig betydning.
§ 15 Til forandring af SRL´s love og vedtægter kræves en majoritet på 2/3 af de afgivne stemmer. Enhver ændring af lovene skal indberettes til Dansk Ride Forbund til godkendelse.
§ 16 Opløsning af SRL kan kun finde sted, når beslutning herom vedtages på to efter hinanden med mindst 14 dages mellemrum afholdte generalforsamlinger. Ved den første af disse skal beslutning om opløsning vedtages med mindst ¾ af de afgivne stemmer. Ved den anden generalforsamling kan opløsning vedtages ved simpelt flertal. SRL´s eventuelle nettoformue skal ved opløsning tilfalde Frederikshavn Byråd til uddeling fortrinsvis til børn og unge, der dyrker ridesport i en etableret ride klub/forening.
§ 17 SRL´s regnskabsår er kalenderåret, og regnskabet forelægges generalforsamlingen til godkendelse efter forudgående bilagskontrol og revision af dertil valgte kontrollanter og revisor. Det reviderede regnskab skal foreligge senest 8 dage før generalforsamlingens afholdelse, og kan rekvireres af klubbens medlemmer tillige med forslag til budget for det kommende år.
§ 18 Ekstraordinær generalforsamling indkaldes af bestyrelsen når denne anser det for nødvendigt, eller når mindst 25% af de stemmeberettigede medlemmer indgiver skriftlig begæring herom, med?angivelse af dagsorden. Der regnes med det senest opgivne medlemstal til Dansk Ride Forbund ved beregning. I sidste tilfælde skal den ekstraordinære generalforsamling indkaldes skriftligt med mindst 8 dages varsel.
§ 19 Bestyrelsens pligter:
Formanden tegner klubben udadtil, herunder varetagelse af kontakt til pressen, og indkalder til bestyrelsesmøder i henhold til vedtægterne. Formanden er ansvarlig for forhandlinger af enhver art med SRL´s ansatte, herunder ansættelses- og lønforhold. Formanden varetager ligeledes forhandlinger med udlejer af SRL´s faciliteter, ligesom formanden har pligt til i videst muligt omfang at tilgodese arbejdende udvalgs ønsker.
Kassereren og/eller den bogholderiansvarlige varetager den daglige, almindelige kasse- og bogholderifunktion, udskrivning af faste månedsregninger samt kontingent- og øvrige opkrævninger til medlemmer for pension med videre, registreringer af indbetalinger samt forestår betaling af kreditorer. Kassereren og/eller den bogholderiansvarlige foranlediger, at SRL´s midler indsættes i bank/sparekasse eller på girokonto, bortset fra en minimal kontantbeholdning, som måtte være nødvendig til den daglige drift. Kassereren og/eller den bogholderiansvarlige forestår videre ajourføringen af SRL´s medlemskartotek, og varetager kontakt til SRL´s medlemmer i medfør af ind- og udmeldelser eller andre medlemsforhold. Kassereren og/eller den bogholderiansvarlige forestår klargøring af bogholderigrundlag til den bogholderiansvarlige. Kasse- og bogholderifunktion skal således være adskilt., hvilket sikres via fordeling af fuldmagt og prokura således at hverken kassereren eller den bogholderiansvarlige kan disponere over SRL´s midler uden underskrift af et bestyrelsesmedlem der er tildelt prokura/fuldmagt.
SRL´s bogholderi skal føres på PC baseret system valgt af bestyrelsen, og varetages af en regnskabskyndig, revisor eller bogholderiuddannet person blandt SRL´s medlemmer men uden for bestyrelsens kreds, eller af en person uden for SRL´s medlemskreds. Bestyrelsen træffer beslutning om ansættelse og honorering af den person som varetager bogholderifunktionen. Den bogholderiansvarlige er ansvarlig for at klargøre SRL´s regnskab til kontrol og revision i henhold til vedtægterne, samt foranledige det reviderede regnskab med status og driftsregnskab underskrevet af den generalforsamlingsvalgte revisor senest 2 uger før generalforsamlingen. Videre foranlediger den bogholderiansvarlige én gang månedligt udskrevet rykkerlister til debitorer, lister over skyldige kreditorer, samt udarbejder kvartalsregnskab med opfølgning af kvartalsopdelt årsbudget.
Næstformanden indtræder i formandens sted ved dennes forfald, og er i tæt samarbejde med formanden ansvarlig for sponsorpleje og kontakt til fonde og andre organisationer som støtter/kan tænkes at ville støtte SRL.
Sekretæren fører SRL´s korrespondance, og udarbejder referater over bestyrelsesmøder, generalforsamlinger m.v., samt er ansvarlig for vedligeholdelse af klubbens arkiv.
Udvalgskoordinatoren koordinerer de enkelte udvalgs arbejde og samarbejde, og aktiverer udvalgenes arbejde. Udvalgskoordinatoren er endvidere ansvarlig for ajourføring og vedligeholdelse af SRL´s hjemmeside.
Bestyrelsen har ret til at omfordele arbejdsopgaver efter behov og efter aftale bestyrelsesmedlemmerne imellem.
§ 20 SRL´s daglige drift varetages af et forretningsudvalg, som består af formanden, kassereren og ét bestyrelsesmedlem. Bestyrelsen vælger den 3. repræsentant til forretningsudvalget af sin egen kreds. Forretningsudvalget disponerer klubbens midler.
Den årlige budgetlægning sker i et samarbejde mellem Formanden, kassereren og den bogholderiansvarlige. Kasseren er ansvarlig for optælling af SRL´s eventuelle lagre af korn- og foderstoffer, hø og halm, ligesom værdiansættelse af klubbens egne skoleheste, rideudstyr, køretøjer og øvrige driftsmidler foreståes af bestyrelsen i samarbejde med personalet.
Personalet tilrettelægger og er ansvarlig for det daglige arbejde i forbindelse med SRL´s aktiviteter og vedligeholdelsen af SRL´s faciliteter, ligesom personalet indgår i koordinering af arbejdet vedrørende stævner, det være sig klub-, distrikts-,?lands- og elitestævner.
Personalet kan inden for rammer fastsat af forretningsudvalget disponere anskaffelse af daglige fornødenheder og driftsmidler, hvorimod større anskaffelser forinden anskaffelse skal godkendes af forretningsudvalget eller af den samlede bestyrelse.
Ovennævnte vedtægter er vedtaget på SRL´s generalforsamling den 27. marts 2022 og erstatter vedtægter af 5. juli 2020.
