LOVE OG VEDTÆGTER FOR SPORTSRIDEKLUBBEN LERBÆK
§ 1 Klubbens navn er: Sportsrideklubben Lerbæk. Klubbens forkortede navn er SRL. Klubbens hjemsted er Skagensvej 195 B, 9900 Frederikshavn.
§ 2 Klubbens formål er at fremme interessen for ridesporten og at samle medlemmerne til udøvelse af denne idræt, samt at oplære navnlig ungdommen i alt vedrørende hestens brug og pleje. Klubben har derudover til formål på forsvarlig vis at drive de rideanlæg, der måtte stå til rådighed for klubben.
§ 3 Klubben er medlem af Dansk Ride Forbund under Danmarks Idrætsforbund, hvorfor klubben og hvert enkelt medlem er forpligtet til at rette sig efter de to nævnte forbunds reglementer og bestemmelser, herunder de af de pågældende forbund fastsatte voldgiftsbestemmelser.
§ 4 I klubben kan optages aktive senior- og juniormedlemmer, samt passive medlemmer. Unge mennesker kan kun optages som juniormedlemmer til og med det år, de fylder 18 år. Juniormedlemmer har først stemmeret fra det tidspunkt de er fyldt 16 år, se dog bestemmelserne i § 14. Passive medlemmer kan optages i klubben uden ret til at deltage i ridesportslige aktiviteter. Passive medlemmer har ikke stemmeret. Medlemskab er gældende fra den dato skriftlig anmodning herom er modtaget af bestyrelsen. Optagelse af umyndige kræver samtykke fra forældre/værge. Udmeldelse skal ske skriftligt til bestyrelsen med mindst 1 måneds varsel til den 1. januar eller 1. juli.
§ 5 Æresmedlemmer kan på bestyrelsens forslag udnævnes på en generalforsamling. Diskussion om forslaget kan ikke finde sted, men forslaget kan på begæring underkastes skriftlig afstemning. For vedtagelse kræves en majoritet på 2/3 af de afgivne stemmer. Æresmedlemmer betaler ikke kontingent, men har stemmeret på generalforsamlingen, og er valgbare til bestyrelsen.
§ 6 Bestyrelsen kan meddele et medlem karantæne af nærmere fastsat omfang, dog maximalt udelukkelse i 2 måneder, hvis medlemmet gør sig skyldig i usportslig optræden, eller på anden måde opfører sig til skade for klubben. For at denne beslutning skal være gyldig kræves, at mere end halvdelen af bestyrelsens stemmeberettigede medlemmer stemmer for karantænen. Medlemmet skal have adgang til at udtale sig overfor bestyrelsen, inden afstemning finder sted. Afgørelse om karantæne kan indbringes for distriktets forretningsudvalg inden 8 dage. Forretningsudvalgets afgørelse er inappellabel. Et eventuelt forretningsudvalgsmedlem fra klubben er inhabilt.
§ 7 I særlige tilfælde kan bestyrelsen indstille til generalforsamlingen, at et medlem udelukkes fra klubben i et nærmere angivet tidsrum, der overstiger 2 måneder. På generalforsamlingen afgøres sagen ved skriftlig afstemning. For vedtagelse kræves et flertal på 2/3 af de afgivne stemmer (blanke stemmer tæller som afgivne). Medlemmet har krav på at være til stede, og har ret til at forsvare sig. Medlemmet kan indbringe generalforsamlingens beslutning om udelukkelse for Dansk Ride Forbunds Amatør- og ordensudvalg inden 4 uger efter beslutningen er vedtaget.
§ 8 I tilfælde af udelukkelse efter § 7 kan generalforsamlingen ved skriftlig afstemning, og med et flertal på 2/3 af de afgivne stemmer, ligeledes beslutte, at sagen via hovedbestyrelsen skal indbringes for Dansk Ride Forbunds Amatør- og ordensudvalg til afgørelse af, om medlemmet også skal udelukkes fra andre rideklubber eller eventuelt indstille til Dansk Idrætsforbund, at medlemmet udelukkes fra andre specialforbund under Dansk Idrætsforbund (eksklusion).
§ 9 Medlemskontingent for næstfølgende år fastsættes af bestyrelsen for ét år ad gangen, og forelægges den ordinære generalforsamling til endelig godkendelse. For aktive medlemmer opkræves medlemskontingent halvårligt forud for perioderne 1. januar til 30. juni og 1. juli til 31. december, og er forfalden til betaling den 1. februar og 1. august. For passive medlemmer opkræves medlemskontingent forud en gang årligt for et kalenderår, og er forfaldent til betaling den 1. februar. Er medlemskontingentet ikke betalt senest 3 måneder efter forfaldsdato, bortfalder medlemskabet. Vedkommendes medlemskab kan kun genoptages på ny mod betaling af restance samt kontingentpåløb, indtil lovlig udmeldelse har fundet sted. Forfaldent medlemskontingent skal betales uanset ophør af medlemsrettigheder. Udover medlemskontingent fastsætter bestyrelsen øvrige kontingentsatser, men med ansvar over for generalforsamlingen. Øvrige kontingentsatser omfatter bl.a. ridehuskontingent og undervisningskontingent, men er ikke begrænset hertil. Bestyrelsen er bemyndiget til at prisregulere alle øvrige kontingentsatser løbende, hvis bestyrelsen finder det nødvendigt som følge af klubbens øgede udgifter.
§ 10 Klubbens anliggender varetages af en bestyrelse på op til 7 medlemmer. På generalforsamlingen vælges bestyrelsen og 2 suppleanter. Bestyrelsen konstituerer sig selv med formand, næstformand, kasserer, sekretær og udvalgskoordinatorer. Det bør tilstræbes, at enten en forælder eller ægtefælle til medlemmer i elevskolen eller blandt partryttere indgår i bestyrelsen. Der afgår hvert år henholdsvis 2 og 3 bestyrelsesmedlemmer samt suppleanter. Formand og kasserer kan ikke afgå samme år. I tilfælde af vakance af bestyrelsesmedlem, indtræder en af suppleanterne i bestyrelsen. Såfremt suppleanternes pladser er vakante, supplerer bestyrelsen sig selv indtil næste generalforsamling. Efter indtræden eller supplering konstituerer bestyrelsen sig på ny. Suppleanter kan om nødvendigt, og efter bestyrelsens skøn, inddrages i bestyrelsesarbejdet og deltage i bestyrelsesmøderne.
Bestyrelsen nedsætter efter behov et antal udvalg, hvor bestyrelsen udpeger et bestyrelsesmedlem som kontaktperson og koordinator for hvert af udvalgene. Genvalg kan finde sted, og et og samme bestyrelsesmedlem kan være kontaktperson og koordinator for flere eller alle udvalg. Hvert udvalgs arbejdsområde, ansvar og beføjelser skal præciseres i en til hvert udvalg hørende funktionsbeskrivelse, som udarbejdes af bestyrelsen.
Dersom klubben ønsker at modtage tilskud, herunder lokaletilskud, fra det offentlige, må følgende grupper af mennesker ikke indvælges i bestyrelsen:
§ 11 Bestyrelsen sammentræder som minimum 4 gange årligt, men i øvrigt efter behov eller på forlangende af mindst 3 bestyrelsesmedlemmer. Bestyrelsen fastlægger selv mødetidspunkter og mødefrekvens, bortset fra minimumskravet, og iagttager følgende dagsorden:
Alle bestyrelsesbeslutninger træffes ved simpelt flertal, se dog § 6. I tilfælde af stemmelighed er formandens stemme afgørende. Ved dennes forfald er næstformandens stemme afgørende. For at en gyldig bestyrelsesbeslutning kan vedtages, skal mindst 2/3 af bestyrelsens medlemmer være til stede og deltage i afstemningen. Ved formandens forfald træder næstformanden i dennes sted. Sekretæren udarbejder et referat af hvert møde. I god tid forud for næste bestyrelsesmøde sender sekretæren referatet til kommentering og tilretning hos de øvrige bestyrelsesmedlemmer. Referatet skal godkendes og underskrives ved næstkommende bestyrelsesmøde.
Ved møder med enkeltpersoner eller offentlige myndigheder er det deltagende bestyrelsesmedlem/ de deltagende bestyrelsesmedlemmer ansvarlige for at udarbejde et referat til efterfølgende underskrivelse. Forhandlinger med offentlige myndigheder vedrørende køb og salg til og fra klubben skal ligeledes skriftligt refereres, og underskrives af forhandleren/forhandlerne, og efterfølgende forelægges bestyrelsen til underskrift.
§ 12 Bestyrelsen disponerer over klubbens midler, og varetager klubbens tarv på bedste måde. Prokura kan meddeles 2 bestyrelsesmedlemmer i forening, der bemyndiges til at underskrive de dokumenter om køb, salg, anden afhændelse eller pantsætning af værdier tilhørende klubben, som er en følge af generalforsamlingsbeslutninger eller bestyrelsens beslutninger, der måtte være truffet.
§ 13 Klubbens medlemmer og bestyrelse hæfter ikke for klubbens gæld eller øvrige forpligtelser. Klubben er desuden ikke ansvarlig for medlemmer under idrætsudøvelse, og deres personlige ejendele som anvendes under sådan idrætsudøvelse eller som opbevares på klubbens adresse.
§ 14 Generalforsamlingen er klubbens højeste myndighed og indkaldes af bestyrelsen. Den årlige, ordinære generalforsamling afholdes inden udgangen af marts måned. Forslag, der ønskes behandlet på generalforsamlingen, skal være bestyrelsen i hænde senest den 28. februar. Indkaldelse til generalforsamling med angivelse af tid og sted skal ske skriftligt med mindst 14 dages varsel, og udsendes sammen med dagsorden, bestyrelsens eventuelle forslag, indkomne forslag fra medlemmerne, samt oplysninger om hvem der er på valg, samt om disse er villige til genvalg.
Dagsordenen skal som minimum indeholde følgende punkter:
Medlemmer på 18 og derover er valgbare til bestyrelsen. Forældre og/eller ægtefæller til medlemmer, der har betalt kontingent og har været medlem af klubben i mindst 3 måneder forud for generalforsamlingen, kan vælges til bestyrelsen, uden forudgående medlemskab af klubben.
Aktive medlemmer på 16 år og derover har stemmeret, hvis de har betalt kontingent og har været medlem af klubben i mindst 3 måneder forud for generalforsamlingen. Forældre til aktive medlemmer under 16 år har ved fremmøde på generalforsamlingen stemmeret på vegne af de aktive medlemmer under 16 år (børn). Stemmeretten tilfalder én forælder for hvert barn, dog må en forælder højst afgive stemmer på vegne af to børn. Stemmeretten forudsætter, at der er betalt kontingent, og at barnet har været medlem af klubben i mindst 3 måneder forud for generalforsamlingen.
Generalforsamlingen træffer bestemmelse om køb, salg, anden afhændelse og pantsætning af fast ejendom som måtte tilhøre klubben, ligesom overgang til selvejende institution m.m. afgøres af generalforsamlingen. På generalforsamlingen sker valg af personer ved almindeligt flertal. Øvrige beslutninger på generalforsamlingen afgøres ved simpelt flertal, se dog § 15 og § 16. Afstemninger foregår ved håndsoprækning, medmindre bestyrelsen eller mindst 2 medlemmer kræver skriftlig afstemning, se dog § 7 og § 8. Er der stemmelighed, stemmes der endnu en gang, og er der atter stemmelighed forkastes forslaget. Der kan ikke stemmes ved fuldmagt.
Efter generalforsamlingen udarbejdes et referat, som skal underskrives af dirigenten. Referatet skal som minimum indeholde oplysninger om, hvem der er valgt til bestyrelses- og øvrige poster, men bør i øvrigt indeholde enhver oplysning af væsentlig betydning.
§ 15 Til forandring af klubbens love og vedtægter kræves en majoritet på 2/3 af de afgivne stemmer. Enhver ændring af lovene skal indberettes til Dansk Ride Forbund til godkendelse.
§ 16 Opløsning af klubben kan kun finde sted, når beslutning herom vedtages på to efter hinanden afholdte generalforsamlinger. De to generalforsamlinger skal afholdes med mindst 14 dages mellemrum. Ved den første af disse skal beslutningen om opløsning vedtages med mindst 3/4 af de afgivne stemmer. Ved den anden generalforsamling kan opløsning vedtages ved simpelt flertal. Klubbens eventuelle nettoformue skal ved opløsning tilfalde Frederikshavn Byråd til uddeling fortrinsvis til børn og unge, der dyrker ridesport i en etableret ride klub/forening.
§ 17 Klubbens regnskabsår følger kalenderåret, og regnskabet forelægges generalforsamlingen til godkendelse efter forudgående bilagskontrol og revision af dertil valgte kontrollanter og revisor. Det reviderede regnskab skal foreligge senest 8 dage før generalforsamlingens afholdelse, og kan rekvireres af klubbens medlemmer. Derudover skal budgettet for det kommende regnskabsår forelægges og godkendes ved generalforsamlingen.
§ 18 Ekstraordinær generalforsamling indkaldes af bestyrelsen, når denne anser det for nødvendigt, eller når mindst 25 % af de stemmeberettigede medlemmer indgiver skriftlig begæring herom. Der regnes med det senest opgivne medlemstal til Dansk Ride Forbund ved beregningen. Den ekstraordinære generalforsamling skal indkaldes skriftligt med mindst 8 dages varsel. Indkaldelse til ekstraordinær generalforsamling skal ske med en angivelse af dagsordenen.
§ 19 Bestyrelsens pligter:
Formanden tegner klubben udadtil, herunder varetagelse af kontakt til pressen, og indkalder til bestyrelsesmøder i henhold til vedtægterne. Formanden er ansvarlig for forhandlinger af enhver art med klubbens ansatte, herunder ansættelses- og lønforhold. Formanden varetager ligeledes forhandlinger med udlejer af klubbens faciliteter, ligesom formanden har pligt til i videst muligt omfang at tilgodese arbejdende udvalgs ønsker.
Kassereren og/eller den bogholderiansvarlige varetager den daglige, almindelige kasse- og bogholderifunktion, udskrivning af faste månedsregninger samt kontingent- og øvrige opkrævninger til medlemmer for pension med videre, registreringer af indbetalinger samt forestår betaling af kreditorer. Kassereren og/eller den bogholderiansvarlige foranlediger, at klubbens midler indsættes i bank/sparekasse eller på girokonto, bortset fra en minimal kontantbeholdning, som måtte være nødvendig til den daglige drift. Kassereren og/eller den bogholderiansvarlige forestår videre ajourføringen af klubbens medlemskartotek, og varetager kontakt til klubbens medlemmer i medfør af ind- og udmeldelser eller andre medlemsforhold. Kassereren og/eller den bogholderiansvarlige forestår klargøring af bogholderigrundlag til den bogholderiansvarlige. Kasse- og bogholderifunktion skal således være adskilt., hvilket sikres via fordeling af fuldmagt og prokura, således at hverken kassereren eller den bogholderiansvarlige kan disponere over klubbens midler uden underskrift af et bestyrelsesmedlem, der er tildelt prokura/fuldmagt.
Klubbens bogholderi skal føres på PC baseret system valgt af bestyrelsen, og varetages af en regnskabskyndig, revisor eller bogholderiuddannet person blandt klubbens medlemmer, men uden for bestyrelsens kreds, eller af en person uden for klubbens medlemskreds. Bestyrelsen træffer beslutning om ansættelse og honorering af den person, som varetager bogholderifunktionen. Den bogholderiansvarlige er ansvarlig for at klargøre klubbens regnskab til kontrol og revision i henhold til vedtægterne, samt foranledige det reviderede regnskab med status og driftsregnskab underskrevet af den generalforsamlingsvalgte revisor senest 2 uger før generalforsamlingen. Videre foranlediger den bogholderiansvarlige én gang månedligt udskrevet rykkerlister til debitorer, lister over skyldige kreditorer, samt udarbejder kvartalsregnskab med opfølgning af kvartalsopdelt årsbudget.
Næstformanden indtræder i formandens sted ved dennes forfald, og er i tæt samarbejde med formanden ansvarlig for sponsorpleje og kontakt til fonde og andre organisationer, som støtter/kan tænkes at ville støtte klubben.
Sekretæren fører klubbens korrespondance, og udarbejder referater over bestyrelsesmøder, generalforsamlinger m.v., samt er ansvarlig for vedligeholdelse af klubbens arkiv.
Udvalgskoordinatoren koordinerer de enkelte udvalgs arbejde og samarbejde, og aktiverer udvalgenes arbejde. Udvalgskoordinatoren er endvidere ansvarlig for ajourføring og vedligeholdelse af klubbens hjemmeside.
Bestyrelsen har ret til at omfordele arbejdsopgaver efter behov og efter aftale bestyrelsesmedlemmerne imellem.
§ 20 Klubbens daglige drift varetages af et forretningsudvalg, som består af formanden, kassereren og ét øvrigt bestyrelsesmedlem. Bestyrelsen vælger den 3. repræsentant til forretningsudvalget af sin egen kreds. Forretningsudvalget disponerer over klubbens midler.
Den årlige budgetlægning sker i et samarbejde mellem formanden, kassereren og den bogholderiansvarlige. Kassereren er ansvarlig for optælling af klubbens eventuelle lagre af kraftfoder, stråfoder og strøelse, ligesom værdiansættelse af klubbens egne skoleheste, rideudstyr, køretøjer og øvrige driftsmidler forestås af bestyrelsen i samarbejde med personalet.
Personalet tilrettelægger og er ansvarlig for det daglige arbejde i forbindelse med klubbens aktiviteter og vedligeholdelsen af klubbens faciliteter.
Personalet kan inden for rammer fastsat af forretningsudvalget disponere over anskaffelse af daglige fornødenheder og driftsmidler, hvorimod større anskaffelser forinden anskaffelse skal godkendes af forretningsudvalget eller af den samlede bestyrelse.
Senest ændret på generalforsamling 26/3-2023
